Pour encaisser les frais de scolarité par SEPA Direct Debit Core, vous avez besoin d'un mandat signé, d'une pré-notification envoyée au parent avant la date d'échéance, et d'un encaissement qui parvient à la banque du parent au moins un jour ouvrable avant cette date.
Comment organiser les encaissements de frais de scolarité avec mandats SEPA et pré-notifications ?
Premièrement, le parent signe un mandat comportant la mention juridique obligatoire et l'ensemble de données requis, et la référence unique de mandat doit parvenir au parent avant votre premier encaissement. Deuxièmement, vous envoyez une pré-notification du montant et de la date d'échéance. Troisièmement, une fois en possession du mandat signé, vous pouvez initier les encaissements, et la banque du parent doit recevoir chacun d'eux au moins un jour ouvrable inter-PSP avant la date d'échéance.
Les échéances ultérieures sont encaissées au titre du même mandat. Si vous ne présentez aucun encaissement au titre d'un mandat pendant 36 mois, vous devez l'annuler et obtenir un nouveau mandat avant de encaisser à nouveau.
Tableau de contrôle du cycle des frais pour les encaissements SEPA Core des écoles
Étape | Règle ou chiffre sur lequel elle repose | Comment vérifier |
|---|---|---|
Faire signer le mandat avant le premier encaissement | Le mandat doit comporter la mention juridique obligatoire et l'ensemble de données requis ; la RUM doit parvenir au parent avant le premier encaissement si elle n'était pas disponible à la signature | Le dossier de chaque famille contient un mandat signé avec les données obligatoires, et une trace que la RUM a atteint le parent avant le premier encaissement |
Envoyer la pré-notification | Par défaut au plus tard 14 jours calendaires avant la date d'échéance, sauf si un autre calendrier est convenu | L'avis (échéancier, facture ou avis individuel) indique le montant et la date d'échéance, et sa date d'envoi est d'au moins 14 jours calendaires avant la date d'échéance, sauf si un autre calendrier a été convenu |
Faire parvenir l'encaissement à la banque du parent à temps | La banque du débiteur doit recevoir l'encaissement au moins un jour ouvrable inter-PSP (D-1) avant la date d'échéance | L'encaissement est programmé de sorte que la banque du parent le reçoive au moins un jour ouvrable inter-PSP avant la date d'échéance |
Ne pas encaisser trop tôt | Un encaissement doit être reçu au plus tôt 14 jours calendaires avant la date d'échéance | L'encaissement est programmé de sorte que la banque du parent le reçoive au plus tôt 14 jours calendaires avant la date d'échéance |
Retirer les mandats inutilisés | Annuler le mandat si aucun encaissement n'est présenté pendant 36 mois à compter du dernier présenté, même s'il a été rejeté, retourné ou remboursé | Vérifier la date du dernier encaissement présenté par mandat par rapport à la période de 36 mois |
Que peut utiliser une école comme pré-notification, et que se passe-t-il si l'avis est tardif ou irrégulier ?
Une pré-notification est l'avis du créancier au parent indiquant le montant et l'échéancier avant l'encaissement des prélèvements ; elle peut prendre la forme d'un avis distinct ou faire partie d'un relevé, d'une facture ou d'une note habituelle. Un échéancier de prélèvements répétitifs pour une période convenue, la facture elle-même, un avis individuel pour une date d'échéance précise, ou tout autre document indiquant le montant et la date d'échéance conviennent, et tout moyen électronique accepté par le parent convient également.
Par défaut, l'école en tant que créancier doit envoyer la pré-notification au parent au plus tard 14 jours calendaires avant la date d'échéance, mais l'école et le parent sont libres de convenir d'un autre calendrier. Si un délai plus court est convenu, il est recommandé que le parent dispose encore de suffisamment de temps pour approvisionner le compte. Une pré-notification mal effectuée peut entraîner un retour ou un remboursement.
Comment garder des mandats corrects lorsqu'un parent change de compte bancaire, ou lorsque les frais prennent fin ?
Chaque partie est responsable de la modification des caractéristiques du mandat qui la concernent ; ainsi, si l'école change de nom, d'identifiant de créancier ou de référence de mandat, le mandat doit être modifié. Si un parent passe sur un autre compte, le même mandat se poursuit, et l'encaissement porte l'indicateur de modification réglé sur vrai avec le compte débiteur d'origine réglé sur SMNDA. Au sein de la même banque, le code IBAN est admis.
Lorsqu'un identifiant de créancier ou une référence unique de mandat change, l'indicateur de modification doit être réglé sur vrai et la valeur d'origine indiquée. Pour le premier encaissement au titre d'un mandat, vous pouvez utiliser FRST ou RCUR, et vous utilisez LAST pour marquer le dernier encaissement d'une série lorsque la dernière échéance est due.
Sources
- 2025 SEPA Direct Debit Core Scheme Rulebook 2025 Version 1.2, European Payments Council, 30 septembre 2026
- CLARIFICATION PAPER ON SEPA DIRECT DEBIT CORE AND SEPA DIRECT DEBIT BUSINESS-TO-BUSINESS SCHEME RULEBOOKS, European Payments Council AISBL, 5 octobre 2025
- SEPA Direct Debit Core Scheme Rulebook, European Payments Council, Date issued: 05 October 2025
- CLARIFICATION PAPER, European Payments Council AISBL, 28 novembre 2024