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Verwaltung von Schulgebühreneinzügen mit SEPA-Mandaten und Vorabankündigungen

Um Schulgebühren per SEPA-Basislastschrift einzuziehen, benötigen Sie ein unterschriebenes Mandat, eine Vorabankündigung, die den Eltern vor dem…

Jamie FeeEN

Verwaltung von Schulgebühreneinzügen mit SEPA-Mandaten und Vorabankündigungen

Um Schulgebühren per SEPA-Basislastschrift einzuziehen, benötigen Sie ein unterschriebenes Mandat, eine Vorabankündigung, die den Eltern vor dem Fälligkeitstermin zugeht, und einen Einzug, der spätestens einen Bankarbeitstag vor diesem Termin bei der Bank der Eltern eingeht.

Wie führe ich Schulgebühreneinzüge mit SEPA-Mandaten und Vorabankündigungen durch?

Erstens unterschreiben die Eltern ein Mandat, das den vorgeschriebenen rechtlichen Wortlaut und Datensatz enthält; die eindeutige Mandatsreferenz muss den Eltern vor Ihrem ersten Einzug zugehen. Zweitens senden Sie eine Vorabankündigung über Betrag und Fälligkeitstermin. Drittens können Sie, sobald Sie das unterschriebene Mandat vorliegen haben, Einzüge veranlassen, und die Bank der Eltern muss jeden Einzug mindestens einen PSP-übergreifenden Bankarbeitstag vor dem Fälligkeitstermin erhalten.

Spätere Raten werden unter demselben Mandat eingezogen. Wenn Sie unter einem Mandat 36 Monate lang keinen Einzug vorlegen, müssen Sie es kündigen und vor einem erneuten Einzug ein neues Mandat einholen.

Kontrolltabelle je Gebührenzyklus für SEPA-Basislastschriften an Schulen

Schritt

Regel oder Angabe, auf der sie beruht

Überprüfung

Mandat vor dem ersten Einzug unterschreiben lassen

Das Mandat muss den vorgeschriebenen rechtlichen Wortlaut und Datensatz enthalten; die UMR muss den Eltern vor dem ersten Einzug zugehen, falls sie bei der Unterzeichnung nicht vorlag

Die Akte jeder Familie enthält ein unterschriebenes Mandat mit den Pflichtangaben sowie einen Nachweis, dass die UMR den Eltern vor dem ersten Einzug zugegangen ist

Vorabankündigung senden

Standardmäßig spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin, sofern kein anderer Zeitrahmen vereinbart ist

Die Mitteilung (Zahlungsplan, Rechnung oder Avis) nennt Betrag und Fälligkeitstermin, und ihr Versanddatum liegt mindestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin, sofern kein anderer Zeitrahmen vereinbart wurde

Den Einzug rechtzeitig bei der Bank der Eltern eingehen lassen

Die Bank des Schuldners muss den Einzug mindestens einen PSP-übergreifenden Bankarbeitstag (D-1) vor dem Fälligkeitstermin erhalten

Der Einzug wird so terminiert, dass die Bank der Eltern ihn mindestens einen PSP-übergreifenden Bankarbeitstag vor dem Fälligkeitstermin erhält

Nicht zu früh einziehen

Ein Einzug darf frühestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin eingehen

Der Einzug wird so terminiert, dass die Bank der Eltern ihn frühestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin erhält

Ungenutzte Mandate auslaufen lassen

Das Mandat kündigen, wenn ab dem letzten vorgelegten Einzug 36 Monate lang kein Einzug vorgelegt wird, auch wenn dieser abgelehnt, zurückgegeben oder erstattet wurde

Das Datum des letzten je Mandat vorgelegten Einzugs gegen den Zeitraum von 36 Monaten prüfen

Was kann eine Schule als Vorabankündigung verwenden, und was gilt, wenn die Ankündigung verspätet oder fehlerhaft ist?

Eine Vorabankündigung ist die Mitteilung des Gläubigers an die Eltern über Betrag und Zeitplan vor dem Einzug der Lastschriften; sie kann eine gesonderte Mitteilung sein oder Teil einer regulären Abrechnung, Rechnung oder Faktura. Ein Zahlungsplan wiederkehrender Belastungen für einen vereinbarten Zeitraum, die Rechnung selbst, ein Einzelavis für einen bestimmten Fälligkeitstermin oder jedes andere Dokument, das Betrag und Fälligkeitstermin angibt, gelten als zulässig; ebenso jedes mit den Eltern vereinbarte elektronische Verfahren.

Standardmäßig muss die Schule als Gläubiger die Vorabankündigung den Eltern spätestens 14 Kalendertage vor dem Fälligkeitstermin zusenden; Schule und Eltern können jedoch frei einen anderen Zeitrahmen vereinbaren. Wird ein kürzerer Zeitrahmen vereinbart, wird empfohlen, dass den Eltern dennoch ausreichend Zeit bleibt, die erforderlichen Mittel auf das Konto zu bringen. Eine nicht ordnungsgemäß durchgeführte Vorabankündigung kann zu einer Rückgabe oder einer Erstattung führen.

Wie halte ich Mandate korrekt, wenn ein Elternteil das Bankkonto wechselt oder wenn die Gebühren enden?

Jede Partei ist für die Änderung der Mandatsmerkmale verantwortlich, die sie verwaltet; ändert die Schule also ihren Namen, ihre Gläubiger-Identifikationsnummer oder ihre Mandatsreferenz, muss das Mandat geändert werden. Wechseln Eltern auf ein anderes Konto, bleibt dasselbe Mandat bestehen, und der Einzug trägt die Änderungskennzeichnung auf „true“ mit dem ursprünglichen Schuldnerkonto „SMNDA“. Innerhalb derselben Bank ist die IBAN zulässig.

Ändern sich Gläubiger-Identifikationsnummer oder eindeutige Mandatsreferenz, muss die Änderungskennzeichnung auf „true“ gesetzt und der ursprüngliche Wert angegeben werden. Für den ersten Einzug unter einem Mandat dürfen Sie FRST oder RCUR verwenden; LAST kennzeichnet den letzten Einzug einer Serie, wenn die letzte Rate fällig ist.

Quellen